• Je reproduis ici un article paru hier sur le site de l'Ordre des architectes :

    Assurances, charges sociales et fiscales
    Vous rencontrez des difficultés pour régler vos primes d’assurances, pour faire face à vos charges sociales et fiscales ou autres dettes professionnelles : surtout, n’ignorez pas les relances de vos créanciers. Payez en priorité vos cotisations d’assurance professionnelle et d’assurance maladie pour vous permettre de continuer d’exercer votre profession en évitant les plus grands risques. Proposez un étalement des paiements à vos créanciers à la hauteur de vos possibilités. Bien souvent, un créancier préférera un échéancier sur plusieurs mois plutôt qu’une absence de paiement. Le Conseil régional de l’Ordre peut appuyer et soutenir votre demande d’étalement. Faites nous connaître les éventuelles réponses négatives à vos demandes afin que nous vous apportions cette aide.

    Pour vos dettes fiscales et sociales, n’hésitez pas à saisir la commission départementale des chefs des services financiers qui pourra éventuellement vous accorder des délais de paiement. Pensez également à vous rapprocher de votre banquier pour négocier une autorisation de découvert ou des avances de trésorerie.

    Charges salariales
    Pensez à l’activité partielle qui permet d’alléger les charges de l’employeur tout en maintenant les emplois. Le prêt de main d’œuvre entre agences peut aussi aider à passer un cap. 

    "Anticipez et gérez les difficultés de votre agence"Pour simplifier les démarches administratives liées à l’établissement de la paie, utilisez le TESE (titre emploi service entreprise), service gratuit de l’URSSAF. Il suffit d’adhérer. Le principe : chaque mois, vous remplissez sur Internet les heures et le montant des salaires de vos salariés en CDD ou en CDI. Leurs bulletins de salaire vous sont alors envoyés et les cotisations sont prélevées automatiquement (www.letese.urssaf.fr). 

    La formation de vos salariés est également un outil pour éviter des licenciements lors des périodes de baisse temporaire d’activité. 
    Pensez à anticiper le coût d’un départ en retraite ou d’un licenciement. Sachez qu’il existe une “assurance licenciement/retraite“, qui prend en charge, après une période de carence, le paiement des indemnités de licenciement ou des indemnités de départ en retraite. 

    Enfin, dans les cas les plus graves, sachez qu’il existe d’autres procédures que le licenciement économique mais, quel que soit votre choix, suivez scrupuleusement la réglementation et la convention collective des entreprises d’architecture.

    Pensez aux procédures de sauvegarde des entreprises
    Depuis 2006, les procédures de sauvegarde, de redressement et de liquidation judiciaire, jusque-là réservées aux sociétés sont ouvertes aux professions libérales, dont les architectes. Bien entendu, il ne suffit pas de déposer le bilan pour effacer les dettes, mais une procédure de sauvegarde ou de redressement judiciaire peut permettre de les geler pendant quelques mois, de “souffler“ pour mieux repartir. Ces procédures sont néanmoins à manier avec précaution : prenez conseil. L’Ordre y est partie prenante : il est présent aux audiences et apporte aux juges un éclairage expert sur la profession et la spécificité des soubresauts de son activité.

    Formez-vous en continu ! Investissez sur votre capital humain
    La baisse d’activité en temps de crise est paradoxalement une opportunité de capitaliser sur vous-même, de prendre ce temps disponible pour développer vos compétences, réactualiser vos connaissance et/ou repenser votre stratégie d’entreprise ou de carrière.
    La formation continue pour les architectes est un droit. Vous cotisez chaque jour et pouvez donc solliciter des prises en charge financières dès que vous suivez une formation.

    Ces actions de formation doivent être choisies en fonction des objectifs que vous vous êtes fixés et peuvent aller : 
    D’une actualisation de vos compétences sur des thèmes porteurs pour le développement de votre activité et l’attractivité de votre entreprise,
    D’un élargissement du champ de vos missions/prestations : besoins de diagnostic de performance énergétique, expertises, AMO, programmation…
    D’un accompagnement personnalisé pour repenser votre stratégie de carrière.

    La formation en temps de crise est précieuse car elle sort de l’isolement, remet en perspective une activité elle permet l’actualisation de vos compétences et connaissances pour vous rendre plus attractif sur le marché. Ce sont également des moments d’échanges des bonnes pratiques entre pairs pour vous permettre de rebondir.

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  • Bien trop souvent, on se focalise sur la communication externe, c'est à dire la promotion de notre travail auprès de maîtres d'ouvrages etc.

    Malheureusement, on oublie souvent l'importance de la communication en interne. Là, j'entends déjà les sceptiques s'agiter... Cependant, même au sein de petites structures de moins de 10 personnes, les informations font souvent défaut, et c'est regrettable.

    La communication interne, qu'est-ce que c'est ?

    Véritable outil de management, il s'agit de l'ensemble des techniques de communication destinées aux salariés d'une entreprise. 
    La communication interne est généralement orchestrée par un(e) responsable des ressources humaines ou un(e) responsable de la communication.

    La communication interne, dans quel but ?

    Selon "Stratégies", "comprendre la communication interne, c’est appréhender tous les services qu’elle peut rendre particulièrement en tant qu’outil de motivation des salariés quelle que soit la taille de l’entreprise. Comme outil managérial indispensable, la communication interne doit obéir à un plan de communication où l’information est construite et dont les différents médias sont l’écrit (affichage ou journal d’entreprise), l’oral (séminaire ou conférence d’entreprise), l’audiovisuel La communication interne(vidéo ou cd rom), la communication électronique (intranet, extranet, newsletter). La communication interne remplit de multiples fonctions :
    - exposer des résultats
    - transmettre des informations
    - expliquer une nouvelle orientation
    - motiver les collaborateurs
    - rassembler les acteurs autour d'un projet d'entreprise
    Ainsi, une stratégie de communication interne permet de rapprocher dirigeants et salariés pour une meilleure écoute bilatérale et de répondre aux attentes des collaborateurs en matière d’information."

    >> Vous voulez en savoir plus? Je vous conseille de lire ces articles de petite-entreprise.net et du guide des ressources humaines.

    Et pour les assistantes, ça donne quoi ?

    On oublie souvent d'impliquer l'assistant(e) aux actions internes type réunion chefs de projets etc. Dommage !

    Comment imaginer bien faire son travail si on n'est pas informé(e) des nouveaux projets en cours, des interlocuteurs susceptibles de téléphoner, et qu'on ne sait même pas vers qui rediriger, ...

    L'assistant(e) peut aussi apporter un regard "neuf" sur un projet, en posant des question sur ce qu'il/elle ne comprend pas, ou ce qui ne lui semble pas logique.

    En bref...

    L'information, surtout dans les petites structures où la désinformation se ressent très vite, est primordiale. Elle permet aux gens de s'intégrer dans une équipe, de s'impliquer dans un projet.

    La réunion hebdomadaire est un bon moyen de regrouper assistant(e), chefs de projets et assistants chefs de projets autour d'un même but : travailler ensemble à la réussite de l'entreprise.

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  • En me demandant de quoi j'allais bien pouvoir vous parler cette semaine, je suis retombée sur ces illustrations préparées il y a de nombreux mois... et toujours aussi criantes de vérité !

    L'occasion d'une nouvelle rubrique, "Humeurs".

    Alors voilà : aujourd'hui on va parler (enfin, surtout moi, mais n'hésitez pas à commenter!) des difficultés de communication dans de nombreuses agences. Vaste sujet. On va se concentrer sur les relations patron/salariés, et ça sera déjà pas mal !

    De ce que j'ai observé et ce qu'on m'a rapporté de l'organisation interne de différentes agences (âge des dirigeants, taille agence etc. variables), un problème revient souvent: la difficulté - aussi bien pour les assistantes que pour les architectes - de faire des points réguliers avec The Big Boss. Au début je pensais que c'était aux salariés (moi incluse) de s'y prendre mieux. Mais le temps passant, il me semble que le problème peut aussi venir du dirigeant.

    Ce n'est jamais le moment pour lui, sauf quand vous êtes charrette sur autre chose, ou en pause déj, ou sur le point de partir.

    Il n'a pas le temps, vous demande de lui envoyer un mail. Qu'il ne lira sûrement pas, noyé entre ses 300 autres mails non lus. Retransférez-lui tous les jours, en rajoutant les avancées dans des couleurs différentes... oui, ça commence à ressembler à un véritable arc-en-ciel ! 
    Il vous pose 10.000 questions mais n'écoute pas les réponses :"tu disais? excuse-moi je faisais autre chose" (certainement une séance d'archéologie dans sa boîte mail).
    Et la liste est loooooooooooooooooooooongue.

    Restez calme. Inspirez, expirez. Souriez.

    Concrètement, que faire ? Malheureusement, je n'ai pas de recette miracle. il faut s'adapter à chaque personnalité. Avec certains, ce sera l'humour. Avec d'autres, un peu de brusquerie ! Je n'ai jamais essayé les larmes, un peu extrême, mais pourquoi pas ?!
    Exprimez clairement votre besoin : quels sujets vous souhaitez aborder, quelle urgence, quelle durée. Sachez reconnaître les oui sincères et les non déguisés. N'attendez rien d'un "on verra plus tard / Je te dirai / blablabla".
    Relancez, prenez les devants ! Mais surtout, n'arrivez pas sans une liste à jour, documents prêts à signer etc. Regroupez vos demandes.

    A toi, Big Boss, si tu me lis et que tu te reconnais dans ces lignes :
    Je sais bien que c'est plus sympa de faire un point projet avec un archi que de parler factures et congés/récup avec ton assistante. Mais ça fait partie du jeu. Et c'est toi qui décides, alors il faut bien transmettre tes directives...
    Je sais bien que tu gères plein de projets, que tu n'as pas le même intérêt pour tous et la même connaissance de tous les dossiers. Mais ça fait partie du jeu. Et c'est toi qui décides, alors il faut bien transmettre tes directives...
    Si tu fais semblant d'écouter ou de t'intéresser à quelque chose, s'il te plaît, sois crédible. C'est vraiment vexant, des fois !
    Ça ne te semble peut-être pas utile, mais tes salariés ont besoin de ces pertes de temps pour confronter leurs idées aux tiennes, obtenir ta validation, etc. Ce sont aussi ces moments qui créent du lien dans une équipe...

    C'est tout pour aujourd'hui !
    En espérant que je ne vous ai pas perdu(e)s en cours de lecture... Je souhaite un long et reposant week-end à celles et ceux qui font le pont cette semaine :)

    N.B. bien évidemment, tous les dirigeants ne cumulent pas tous les défauts décrits. Certains, même, n'ont aucun de ceux-là. Mais il me fallait bien un sujet d'article !!!

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  • J'assistais le 17 avril dernier à l'atelier de l'organisation du CROAIF, animé par Sophie SZPIRGLAS.
    Thème inhabituel: "Les  outils de communication", et pour une fois il n'y avait pas que des architectes, mais aussi des assistantes et des chargé(e)s de communication!

    Sophie SZPIRGLAS, par son expérience d'AMO, a eu maintes fois l'occasion de participer à des jurys de sélection. Elle abordait notamment le cas des réponses aux appels d'offres, avec des books de références au contenu ou format inadapté inadapté.

    Les détails et informations sélectionnés sont-ils compréhensibles pour un maître d'ouvrage n'ayant pas forcément la même sensibilité ni les mêmes connaissance en architecture ? Ce qu'on trouve "beau" a-t-il du sens? En met-on trop ? pas assez? Quel format? Quelles finitions? La liste des questions est longue...

    Pour agrémenter vos réflexions, je reproduis ici, avec son aimable autorisation, un article d'Annabelle HAGMANN, directrice de l'agence de communication A H A, www.aha-paris.com, initialement publié en 2013 sur Le courrier de l'Architecte :

    Books d'agence : l'escalade
    (15-05-2013)

    'Book', 'booklet', portfolio, catalogue, dossier de références, brochure de présentation, tiré-à-part, book intérieur, architecture, urbanisme... Ou encore, par type de programme : book bureaux, book logements, book dédié à la question de l’approche environnementale...

    Les agences rivalisent d’imagination, les formats sont légion, les appellations diverses, les sources d’inspiration multiples et les budgets afférents tout aussi variables, allant de 5 à 30 euros pièce selon le mode de fabrication et la direction artistique de l’objet.

    Un book : pour quoi faire ?

    Les occasions de se servir d’un book sont quotidiennes. Rendez-vous avec un client, avec un maire, avec un maître d’ouvrage, avec des journalistes, candidature, salon professionnel, etc.

    Derrière la diversité des expressions, la vitrine de l’agence : son savoir-faire, sa créativité, son travail ; une pièce maîtresse du dispositif de communication. Une gageure.

    Combien de ces ouvrages une agence a-t-elle besoin dans une année ? Une centaine, au bas mot, voire jusqu’à deux cents. Combien de temps pour disposer d’un exemplaire ? Une demi-heure quand il est imprimé à l’agence au fil de l’eau, une seconde quand il attend sagement empilé derrière le bureau de l’assistant(e).

    Sans parler des tirés-à-part et autres numéros spéciaux de revues spécialisées. Affublés du logo de la revue tel un label de qualité, ces publications pourront servir aux agences... de book.

    Réussir son book

    Pour réaliser un bon book, il faut d’abord s’interroger sur l’utilité d’un tel document auprès des personnes - les 'cibles' - auxquelles il est destiné. Le book sert de produit d’appel. C’est le document qui accompagne les associés lors de rendez-vous avec des promoteurs et des aménageurs : il servira de support à la discussion et se feuillettera au gré de la conversation. Il doit savoir répondre aux attentes de ces interlocuteurs variés, mettre en valeur les éléments clés qu’ils recherchent, les labels et autres récompenses obtenus, les ratios également. Attention cependant aux coûts de construction qui sont parfois confidentiels.

    Le book doit respecter la logique interne de présentation de l’agence, débuter par les points forts et les traits saillants, proposer des séquences cohérentes au regard de la production, montrer des projets éloquents.

    En tablette ?

    Quelques agences, dans cette logique de conversation, ont opté pour une tablette lors de leurs présentations. Elle favorise la navigation, permet de zoomer sur des plans ou des détails et d’avancer au fil de la conversation, elle est ludique. 

    Question : que laisser à l’issue de l‘entretien ? Certainement pas sa tablette numérique. Un book ?

    02(@JonasTana).jpgUn book autonome et éloquent

    S’il est un support de présentation orale, le book est envoyé tel quel lors d’une consultation, voire sur demande d’un promoteur qui fourbit sa 'short list'. L’ouvrage doit donc être autonome et éloquent et doit représenter la partition qui susurre la musique de l’agence. Il doit, par ailleurs, éviter les bizarreries et entrer dans le vif du sujet avec aplomb et finesse.

    Ne pas oublier que, lors des consultations pour des marchés publics, les jurés ne disposent parfois que de 30 minutes pour parcourir 120 books.

    Que mettre ?

    Tout mettre ? Non. Des agences sont attachées - à bon droit ou mauvaise raison - à des projets perdus. Lesquels ne passionnent pas les promoteurs qui ne consacrent que quelques minutes à la 'lecture' d’un book. Qui plus est, un maître d’ouvrage - qu’il fût ou non privé - attend d’une agence qu’elle fasse les preuves de sa capacité à gagner un concours et, surtout, à construire un projet. Privilégier donc, dès les premières pages, les projets livrés.

    Le choc des photos

    Dans la conception du book, les photos sont essentielles. Elles doivent afficher les qualités attendues de ce type d’ouvrage. Seuls les professionnels savent répondre à cet exercice imposé qu’est la 'photographie d’architecture', avec ses codes et ses pré-requis particuliers. Des architectes, en effet, peuvent réellement connaître la photographie. Mais shooter soi-même son propre bâtiment ? 

    Certes, un budget photos est nécessaire mais ces 'oeuvres' serviront à ce book autant qu’aux diverses publications futures, la publication-presse étant par exemple souvent liée à la qualité des photos. D’ailleurs, nombre de maîtres d’ouvrage savent réellement lire une image.

    Classer ou naviguer subjectivement ?

    Faut-il classer les projets par typologie ou au contraire privilégier une navigation subjective, de logements en équipements, de projets gagnés en concours ?

    La réponse diffère en fonction de la production de l’agence. Le book est un travail d’auteur censé mettre en valeur une démarche architecturale ; il doit - pourquoi pas ? - faire fantasmer.

    Cela écrit, un promoteur cherche toujours midi à sa porte et un opérateur 'logements' sera peu sensible à des opérations 'bureaux'. Et vice-versa.

    Pour sa part, Khalil Mseddi, promoteur de bureaux chez Les Nouveaux Constructeurs, affirme rechercher avant tout de jeunes agences talentueuses et juger de leurs capacités sur tout type d’opération, une opération de bureaux étant à ses yeux plutôt «simple» à réaliser. Qui peut le plus peut le moins.

    Comment séduire les promoteurs avides de nouveaux talents ? Avec un book excitant ?

    03(@daveBanksGeekdad)_S.jpgLa bibliothèque de books

    En nous ouvrant sa bibliothèque de books, Khalil Mseddi affirme qu’elle est davantage un outil de classement qu’un outil de travail. Cependant, le book de l’architecte lui permet de convaincre l’équipe de direction lors d’une sélection : c’est un argument de choix en faveur de telle agence plutôt qu’une autre.

    Au vu de ladite bibliothèque, un constat s’impose : les grands formats rigides tiennent bien mieux que les petits formats qui s’avachissent. Les books reliés par un simple boudin affichent une tranche anonyme qui ne permet ni de les reconnaitre ni de les identifier. Surtout, ils ne tiennent pas debout et donnent une impression d’inachèvement et d’amateurisme. CQFD !

    L’imprimer ou le relier ?

    En imprimant son book chez un imprimeur offset ou numérique, l’avantage est de disposer d’un contingent que l’on pourra utilement joindre à une candidature et ainsi économiser un temps précieux. Par ailleurs, quand il a fait l’objet d’une direction artistique, ce genre de book, s’il peine parfois à s’en démarquer, possède les atours d’une monographie ; en cela, il en impose. Attention justement à conserver la bonne distance, point trop n’en faut. Le book demeure un outil.

    L’inconvénient ? Ne pas pouvoir le réactualiser au fil des concours gagnés, des photos livrées, des actualités. Un book imprimé n’a une durée de vie que de 12 à 18 mois et représente un investissement à renouveler régulièrement.

    Alors quid ?

    Beaucoup d’agences optent désormais pour des systèmes d’impression numérique en ligne. L’avantage : tirer une cinquantaine d’exemplaires - voire une dizaine seulement - et renouveler la commande chaque fois qu’un projet rentre ou sort de terre. Les inconvénients : la qualité d’impression et, surtout, la reliure collée. Rien de pire qu’un book qui se 'dépiaute' au bout de deux ou trois manipulations.

    Toutefois, cette formule est idéale pour les perspectives de concours de jeunes agences ayant encore très peu de projets livrés. Pas d’urgence dans ce cas à se lancer dans une impression offset coûteuse et, en plus, volumineuse.

    Le book, vitrine de la créativité d’une agence

    Le book reste un élément de présentation des plus importants, ne serait-ce que parce qu’il est témoin de la créativité de l’agence. Surtout, au-delà d’une identité visuelle et d’un positionnement, il propose une stratégie et une fantasmagorie qui lui est propre.

    Un book, aussi clair et concis soit-il, doit parler d’avenir.


    Et vous, il est comment, votre book ?

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