•  Daquin et Ferrière architecture cherche un(e) assistant(e) polyvalent(e) 

    Description du poste

    Daquin&FerriereSecrétariat divers "classique" (accueil, gestion des appels téléphoniques et de l'agenda, classement, tri, archivages, ...)
    Gestion des appels d'offres

    CDD 3 mois transformable en CDI
    35h hebdomadaires (9h30 - 13h et 14h - 17h30)
    Poste à pourvoir à compter du 7 janvier 2017
    Salaire mensuel : 2.000 € brut

    Votre profil

    Discrétion, assiduité, autonomie et organisation
    Niveau bac
    La maîtrise de PowerPoint ou InDesign serait un plus pour la mise en page des candidatures et des planches de book

    Pour postuler

    CV à transmettre à Brigitte Lagarde : b.lagarde@daquinferriere.fr
    Télécharger « Fiche_de_Poste_(assistante administrative).pdf »

     

     


    GRAAM Architecture recrute un(e) secrétaire assistant(e) d'architecte

    Ça recrute à Montreuil ! 2 offres d'emploi  pour bien terminer l'annéeD’une manière générale, assister le gérant dans l’ensemble de ses affaires, assister et veiller au bon fonctionnement de l’agence.

    Candidater

    ‐ Appel d’Offres :

    • Sélectionné les AO – sur marché online et sur les autres plateformes disponibles
    • Etablir le dossier de candidature
    • Tenir à jour le tableau récapitulatif des AO auxquelles l'agence a candidaté


    ‐ Candidature aux prix et récompenses en architecture :

    • Se tenir informé de l’actualité architectural et des appels a projets ou a manifestation
    • d’intérêt
    • Candidater aux prix suivants en se renseignant sur la date limite et les conditions à remplir (liste non exhaustive)
      • Prix nationaux : Equerre d’argent, Prix de la première oeuvre, Grand prix national de
      • l’architecture, Prix ARVHA des femmes architectes, Prix national de la construction
      • bois…
      • Prix européen : EUROPAN, Prix de l’Union européenne pour l’architecture
      • contemporaine Mies Van der Rohe…

    Comptabilité

    • Etablir le prévisionnel et le tenir à jour
    • Tenir l’état comptable de l’agence
    • Saisie de la comptabilité sur logiciel Ciel compta
    • Gestion du social : (URSSAF, Charges sociales et fiscales)
    • Assister l'expert comptable pour la clôture de l'exercice annuel et l'élaboration du bilan
    • Etre l’interlocuteur privilégié du comptable
    • Gérer les factures clients et fournisseurs
    • Rembourser les notes de Frais

    Fonctionnement de l'agence

    • Secrétariat classique, gestion des agendas et déplacements.
    • Gestion du personnel de l'agence (contrat de travail, Médecine du travail, congés...)
    • Etablissement annuel de la déclaration MAF et gestion des litiges en cours
    • Vérifier le bon fonctionnement du matériel et des imprimantes (traceur inclus)
    • Prévoir l’achat des petites commodités de l’agence : papier toilette, café…
    • Vérifier l’état des fournitures : papeterie et cartouches d’imprimante (pour les imprimantes et le traceur). Prévoir toujours une réserve d’avance.
    • Anticiper les paiements du site et du nom de domaine graamarchitecture.fr (2 fois par an)
    • Anticiper les frais d’abonnements nécessaire au bon fonctionnement (kheox, OPR…)

    Communication

    • Répondre à l’ensemble des appels entrant et demandé à patienter afin de connaitre la disponibilité du destinataire
    • Tenir un cahier des appels à jour
    • Tenir le listing de contact à jour
    • Préparer 4 actualités de l’agence par an et les envoyer aux maitrises d’ouvrages
    • Imprimer et préparer des books de l’agence par avance (5 en stock) et des plaquettes
    • destinées aux rendez‐vous client du gérant

    Assistance aux architectes

    • Etablir les notes d’honoraires :
      • au 21 de chaque mois et les envoyer en original en recommandé aux maitrises d’ouvrages concernées
    • Assistance au pôle exécution :
      • Etablir les certificats de payement aux entreprises entre le 1 et le 8 de chaque mois : Demandé l’avancement de chantier au pôle EXE, établir le certificat version Excel lié avec le certificat n‐1, envoyé la version originale + scan et envoie pdf à la MO / AMO, ranger dans le dossier correspondant sur le serveur
      • Envoyer les recommandés, version papier ou informatique en accord avec le pôle EXE
    • Assistance au gérant – recherche de clientèle
      • Etablir une liste exhaustive des MO ayant signé la charte et construisant en bois
      • Appeler et prendre des rendez‐vous pour une rencontre avec le gérant.
      • Etablir deux rendez‐vous par mois

    Maîtrise des logiciels

    • CIEL
    • OUTLOOK
    • MICROSOFT OFFICE
    • INDESIGN serait un plus

    Expérience

    Expérience souhaité au sein d’autres agences d’architecture (1 à 2 ans d’expérience)

    Pour postuler

    CV à transmettre à graam.contact@gmail.com
    Télécharger « Fiche de poste_secretaire de direction.pdf »

     

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  • Et voilà, le 1er décembre est passé. Et avec lui, quelques réformes relatives au droit du travail.

    En bref :

    Licenciement pour motif économique

    D'après extraits de la présentation de Maître PIALOUX lors des ateliers de la MAF

    Constitue un licenciement pour motif économique le licenciement effectué par un employeur pour un ou plusieurs motifs inhérents à la personne du salarié résultant à la transformation ou suppression d'emploi ou d'une modification, refusée par le salarié, d'un élément du contrat de travail consécutives, notamment à :

    • Des difficultés économiques caractérisées :
      - soit par l'évolution significative d'un moins un des indicateurs économiques tels qu'une baisse des commandes ou du CA / des pertes d'exploitation / une dégradation de la trésorerie et de l'excédent brut d'exploitation
      - soit par tout élément de nature à justifier ces difficultés
    • A des mutations technologiques
    • A une réorganisation d'entreprise nécessaire à la sauvegarde de sa compétitivité
    • A la cessation d'activité de l'entreprise

    Une distinction des entreprises est faite suivant leur taille pour apprécier la période référence de leur baisse significative, en comparaison avec la même période de l'année précédente :

    • 1 trimestre si < 11 salariés (équivalent temps-plein)
    • 2 trimestres consécutifs si 11 à 49 salariés
    • 3 trimestres consécutifs si 50 à 299 salariés
    • 4 trimestres consécutifs si 300 salariés et plus

    RH - Les réformes de décembreCeci dans le respect des procédures légales (consultation des représentants du personnel, entretien préalable, proposition CSP, notification motivée de la lettre de licenciement en RAR, priorité de réembauche) et conventionnelles (notamment article IV-2-2 de la CCN des entreprises d'architecture).

    Bon, si vous devez vous lancer là-dedans, je vous conseille de bien étudier les différents textes, voire de prendre conseil auprès d'un avocat, juriste, etc.
    Sujet casse-gueule !

    Modification des coefficients

    C'est un sujet dont j'ai déjà parlé dans mes précédents posts alors je vais éviter de me répéter sur le contenu de cet avenant à la CCN. Ce qui me questionne, c'est surtout de savoir qui l'a appliqué... ou pas, avec les difficultés que ça a posé.

    Concrètement, j'ai l'impression que peu d'agences ont sauté le pas ! Je me trompe ? J'ai reçu plusieurs échos d'assistantes qui se sont fait envoyer sur les roses, ou dont le patron avait dit "on verra ça plus tard"... et maintenant c'est déjà "trop tard".

    (Et là, je pense très fort à Francewaz...)

    N'hésitez pas à me faire part de vos expériences, ça m'intéresse ! Surtout que n'étant plus salariée, je n'ai pas eu l'occasion de rentrer moi-même dans le vif du sujet ;) 

     NB : tenez-vous prêts, en janvier, nouvelles réformes !

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  • Toujours dans la même série, abordons un autre point qui fâche : les documents demandés par le MO !

    Un point qui a le don de nous hérisser les poils dès la lecture du règlement de consultation... et coup de massue final quand on ouvre le document, allant du "ohhh" au "ah non mais c'est pas vraiiiiiiiii !!!!" au fur et à mesure de nos découvertes... dont le fameux "ah tiens, il faut un BET acoustique ?"

    Bref, si un maître d'ouvrage passe par là, ...


    Documents à compléter

    Chers maîtres d'ouvrage, fournissez systématiquement actes d’engagement, tableaux de synthèse etc. dans un format éditable ! Ne sommes-nous pas sensés construire une relation de confiance ?

    Imaginez, par exemple, notre embarras pour compléter ces documents prévus pour trois cotraitants quand nous sommes quatre … ou lorsque nous sommes dans l’incapacité de remplir un tableau dont les cellules ont été verrouillées par erreur !

    Évitez les redondances des informations entre les tableaux Excel / Word / PPT : on pourrait tellement mieux utiliser notre temps si on ne devait pas constamment faire des copier/coller !

    Documents à remettre

    Les documents demandés par le MO... ou comment doubler le temps de réponse d’un AOÉtablissez une liste précise, cela évitera qu’on en mette des tartines dans l’espoir de vous épater, ou par peur qu’il manque quelque chose ! 

    Je ne peux que vous encourager à demander la fourniture d’un DUME (entré en vigueur en janvier 2016, n’hésitez pas à l’utiliser) ou DC2 complet. Vous aurez tout à loisir d’exiger des heureux candidats retenus leurs attestations et autres certificats officiels à jour. 

    Et si vous êtes tenté d’élaborer toutes sortes de tableaux de synthèse, jetez un œil à la charte qui propose des modèles compilant déjà les informations essentielles.

    À vous qui me lisez peut-être, si ces quelques mots vous parlent
    et que vous envisagez de repenser vos méthodes, MERCI :)

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