Daquin et Ferrière architecture cherche un(e) assistant(e) polyvalent(e) 

Description du poste

Secrétariat divers "classique" (accueil, gestion des appels téléphoniques et de l'agenda, classement, tri, archivages, ...)
Gestion des appels d'offres

CDD 3 mois transformable en CDI
35h hebdomadaires (9h30 - 13h et 14h - 17h30)
Poste à pourvoir à compter du 7 janvier 2017
Salaire mensuel : 2.000 € brut

Votre profil

Discrétion, assiduité, autonomie et organisation
Niveau bac
La maîtrise de PowerPoint ou InDesign serait un plus pour la mise en page des candidatures et des planches de book

Pour postuler

CV à transmettre à Brigitte Lagarde : b.lagarde@daquinferriere.fr
Télécharger « Fiche_de_Poste_(assistante administrative).pdf »

GRAAM Architecture recrute un(e) secrétaire assistant(e) d'architecte

D’une manière générale, assister le gérant dans l’ensemble de ses affaires, assister et veiller au bon fonctionnement de l’agence.

Candidater

‐ Appel d’Offres :

• Sélectionné les AO – sur marché online et sur les autres plateformes disponibles
• Etablir le dossier de candidature
• Tenir à jour le tableau récapitulatif des AO auxquelles l'agence a candidaté

‐ Candidature aux prix et récompenses en architecture :

• Se tenir informé de l’actualité architectural et des appels a projets ou a manifestation
• d’intérêt
• Candidater aux prix suivants en se renseignant sur la date limite et les conditions à remplir (liste non exhaustive)
  • Prix nationaux : Equerre d’argent, Prix de la première oeuvre, Grand prix national de
  • l’architecture, Prix ARVHA des femmes architectes, Prix national de la construction
  • bois…
  • Prix européen : EUROPAN, Prix de l’Union européenne pour l’architecture
  • contemporaine Mies Van der Rohe…

Comptabilité

• Etablir le prévisionnel et le tenir à jour
• Tenir l’état comptable de l’agence
• Saisie de la comptabilité sur logiciel Ciel compta
• Gestion du social : (URSSAF, Charges sociales et fiscales)
• Assister l'expert comptable pour la clôture de l'exercice annuel et l'élaboration du bilan
• Etre l’interlocuteur privilégié du comptable
• Gérer les factures clients et fournisseurs
• Rembourser les notes de Frais

Fonctionnement de l'agence

• Secrétariat classique, gestion des agendas et déplacements.
• Gestion du personnel de l'agence (contrat de travail, Médecine du travail, congés...)
• Etablissement annuel de la déclaration MAF et gestion des litiges en cours
• Vérifier le bon fonctionnement du matériel et des imprimantes (traceur inclus)
• Prévoir l’achat des petites commodités de l’agence : papier toilette, café…
• Vérifier l’état des fournitures : papeterie et cartouches d’imprimante (pour les imprimantes et le traceur). Prévoir toujours une réserve d’avance.
• Anticiper les paiements du site et du nom de domaine graamarchitecture.fr (2 fois par an)
• Anticiper les frais d’abonnements nécessaire au bon fonctionnement (kheox, OPR…)

Communication

• Répondre à l’ensemble des appels entrant et demandé à patienter afin de connaitre la disponibilité du destinataire
• Tenir un cahier des appels à jour
• Tenir le listing de contact à jour
• Préparer 4 actualités de l’agence par an et les envoyer aux maitrises d’ouvrages
• Imprimer et préparer des books de l’agence par avance (5 en stock) et des plaquettes
• destinées aux rendez‐vous client du gérant

Assistance aux architectes

• Etablir les notes d’honoraires :
  • au 21 de chaque mois et les envoyer en original en recommandé aux maitrises d’ouvrages concernées
• Assistance au pôle exécution :
  • Etablir les certificats de payement aux entreprises entre le 1 et le 8 de chaque mois : Demandé l’avancement de chantier au pôle EXE, établir le certificat version Excel lié avec le certificat n‐1, envoyé la version originale + scan et envoie pdf à la MO / AMO, ranger dans le dossier correspondant sur le serveur
  • Envoyer les recommandés, version papier ou informatique en accord avec le pôle EXE
• Assistance au gérant – recherche de clientèle
  • Etablir une liste exhaustive des MO ayant signé la charte et construisant en bois
  • Appeler et prendre des rendez‐vous pour une rencontre avec le gérant.
  • Etablir deux rendez‐vous par mois

Maîtrise des logiciels

• CIEL
• OUTLOOK
• MICROSOFT OFFICE
• INDESIGN serait un plus

Expérience

Expérience souhaité au sein d’autres agences d’architecture (1 à 2 ans d’expérience)

Pour postuler

CV à transmettre à graam.contact@gmail.com
Télécharger « Fiche de poste_secretaire de direction.pdf »