• Facturation et relances sur les marchés publics.

    Bonjour à toutes,

    Me revoilà pour de nouvelles péripéties.

    Aujourd'hui j'aimerais aborder le thème très spécifique de la facturation dans le cadre des marchés publics et plus particulièrement des difficultés que nous, pauvres assistantes, avons à récupérer notre dû. En effet, les particularités rattachées à ces marchés publics peuvent parfois être bloquantes et on peut se retrouver quelque peu démunie dans certains cas.

     

    Préambule :

    Les marchés publics ont la particularité d'être "révisables" (pas toujours cependant).

    En effet, pour compenser la durée des contrats et les variations du coût de l'euro, l'Etat a prévu un système de révision des prix, se calculant grâce à des indices, publiés sur le site du Moniteur (et certainement ailleurs). Ainsi, chaque marché révisable signé est associé à un mois appelé "de référence". Si l'indice du mois de l'émission de la facture est plus élevé, alors notre phase de mission s'en trouvera augmentée, si, au contraire, l'indice baisse (ce qui arrive), alors notre phase de mission s'en trouvera réduite.

    C'est un peu rébarbatif, je dois l'admettre, mais le but de cet article n'étant pas de former nos chères assistantes, je vais passer à la suite ! ^^

    Si le principe des révisions est relativement bien encadré par l'Etat, le mode de calcul souffre tout de même d'une interprétation parfois... alambiquée de la part de nos chers Maîtres d'Ouvrage. Quand certains nous imposent la facturation des révisions systématique, d'autres préfèrent qu'elles ne soient facturées qu'annuellement voire en fin d'études et à la réception du bâtiment.

    Souci n°1 : avoir l'information sur les modalités de facturation des révisions au préalable étant quasi impossible, il faut souvent émettre sa première facture et... attendre désespérément le retour de la paierie. Retour que nous n'avons généralement que quelques mois après lorsque nous relançons nos factures impayées.

    Souci n°2 : nous constatons en faisant notre rapprochement bancaire que le montant payé n'est pas exactement le montant facturé. Votre très cher Maître d'Ouvrage a certainement dû modifier votre situation, la passer au mandatement et a "oublié" de vous en transmettre une copie pour information. Du coup vous êtes obligée de lui courir après, jusqu'à ce qu'il vous réponde qu'à 3 euros près, il ne voyait pas le problème. Ou qu'il ne vous réponde pas du tout.

    Lorsque ça vous arrive genre, en phase APD et que vous savez que vous avez un décalage entre le montant précédemment facturé et le montant précédemment payé : bon courage pour la suite du projet !

     

    Passons sur les révisions et entrons dans le vif du sujet avec les relances en général.

    Déjà, en tant qu'assistante de BE, j'attends toujours environ 120 jours après l'émission de ma facture avant de relancer. En effet, je ne suis que rarement en copie du courrier d'envoi de ma note d'honoraires au client, je ne sais donc pas vraiment quand est-ce que le maître d'ouvrage la reçoit. (c'est un des premiers problèmes).

    Mesdames assistantes d'architectes, si vous pouviez penser à prévenir vos co-traitants de l'envoi de leurs notes d'honoraires, je suis sûre qu'ils vous remercieraient ! ;)

     

    1. Le simple retard de paiement

    Donc, 120 jours après l'émission de ma facture, je fais une première relance téléphonique auprès de mon client. Généralement, ça se passe bien. Mes interlocuteurs me disent que "c'est pré-mandaté, appelez la paierie pour en savoir plus". Généralement, quelques jours (maximum 15 / 20) après, j'ai la visibilité sur le virement.

    Malgré tout, mes délais de paiement sont franchement hors cadre légal, puisque normalement, le délai maximal est de 90 jours...

     

    2. Le souci "technique"

    Dans certains cas, ma facture est bloquée :

    • Soit parce qu'ils n'ont pas reçu ma facture ;
    • Soit parce que j'ai facturé une phase qui n'était pas encore validée ;
    • Soit parce que le Maître d'Ouvrage veut attendre qu'on ait résolu un problème qui n'a rien avoir avec ma facture mais soit, le chantage ça fonctionne ^^
    • Soit parce que la facture est erronée, que ce soit sur le fichier de révisions, le montant d'une phase, ou un montant précédemment payé non mis à jour...

    Dans tous les cas, généralement, les maîtres d'ouvrage ne préviennent pas. Ils attendent sagement qu'on les relance.

     

    3. Les causes diverses

    Ce sont ces causes diverses qui sont les plus compliquées à identifier.

    Généralement, les factures peuvent rester en souffrance quelques mois avant que nous puissions joindre la personne ad'hoc. Tout simplement parce qu'elle filtre les appels ou qu'elle n'a pas le temps ! Le souci avec ce genre de comportement, c'est que les solutions de repli sont minces.

    Après deux appels téléphoniques sans retour, généralement, je fais un email. Puis je prépare un courrier recommandé, mais très light. Si ce courrier reste sans réponse, j'en prépare un second, sous forme de mise en demeure et (si je suis très énervée) en les menaçant d'appliquer les pénalités de retard prévues au contrat. Toutefois, quand j'en suis arrivée là, je deviens très pessimiste quant à la possibilité de récupérer la somme facturée.

    Si dans les faits, quasiment tous les contrats de maîtrise d'oeuvre prévoient des pénalités de retard pour le Maître d'Ouvrage quand il ne règle pas les notes d'honoraires, il est très compliqué, voir quasiment impossible de les appliquer sans mettre un terme aux bonnes relations commerciales... Et nous savons que perdre un maître d'ouvrage peut mettre en péril certaines structures.

     

    Et vous ? Comment faîtes-vous pour relancer vos factures ? Avez-vous des solutions miracles ? Avez-vous été confrontée aux pénalités de retard ?

     

     

    « Petit manuel de "savoir-survivre" à l’usage des architectesJoyeuses fêtes ! »
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  • Commentaires

    1
    La_d
    Mercredi 16 Décembre 2015 à 09:58

    120 jours !!! Je trouve ça toujours aussi dingue que ce soit aux petites structures type BET ou agences d'architecture de faire l'avance de trésorerie sur plus de 4 mois !

    Pour ma part, la situation est différente, je suis dans un BET mais on est mandataire de nos études à 90%.

    1. Avant toute chose, j'envoie au chargé de mission de la maîtrise d'ouvrage un "projet de facture" qu'il doit valider aussi bien sur le fond que sur la forme. On évite ainsi tous les "Ah mais c'est pas le bon montant" ; "Ah mais il faut que je fasse valider par le chargé de mission" ; "Ah mais vous n'avez pas indiqué ça et ça sur la facture". Beaucoup d'allers-retours sont ainsi inexistants...

    2. Je pars du principe que le délai de paiement est à 30 jours. J'appelle donc mes créanciers au bout de 15 jours juste pour savoir si tout va bien, si la facture est bien arrivée, si tout est dans les tuyaux. Ainsi, si la facture n'est effectivement pas arrivée, on évite de se prendre 40 jours dans la vue ;)
    Maintenant, les comptables des maîtrises d'ouvrage me reconnaissent, ils ont pris l'habitude de mes petits coups de fils, et on s'entend souvent super bien au téléphone !!!

    3. Grâce au point 1. et 2., je suis payée en général (80% des cas) dans les 35 jours de la date de la facture. Si ce n'est pas le cas, je rappelle, mail, rappelle et remail. 98% de nos factures sont payées en 60 jours.

    4. Au delà, c'est qu'on a affaire à un créancier conflictuel : le conflit vient en général de l'étude en cours et non pas des services administratifs. Ce n'est donc plus de mon ressort, mais de celui de mon chargé de projet... J'attends qu'il démêle un peu tout cela et c'est comme cela qu'on arrive au 100% des factures payées ;)

    Bref, je passe une grosse partie de mon temps plein à appeller, emailer et courrir après les paiements. C'est fastidieux et parfois conflictuel mais tellement indispensable à la santée financière de l'entreprise !
    Mais très honnetement, à force, je m'entends très bien au téléphone avec les comptables des maîtrises d'ouvrage et ça me facilité énormément la tâche !

    Allez, bon courage sur ce sujet quelque peu rageant parfois !!!

     

      • Mercredi 16 Décembre 2015 à 11:55

        35 jours ! Le rêve...

        Merci pour ce retour :)

    2
    Maïlys
    Jeudi 17 Décembre 2015 à 20:58

    J'avoue que je n'ai que très peu de temps pour préparer les NH et encore moins pour appeler les clients pour les relancer. Heureusement certains paient toujours en temps et en heure.

    Puis il y a les autres... ceux qui font tout pour jouer sur les mots pour ne pas payer une phase dont on a pourtant fait le rendu, ceux qui en effet appliquent les révisions sans te prévenir et ça te donne un écart en compta, ceux qui te font en plus de ta NH et de ton tableau de révisions remplir un autre tableau tout droit sorti de chez eux et qui t'embêtent à chaque NH pour 2 centimes d'écart entre ce que tu trouves (sur LEUR tableau) et ce qu'ils trouvent.... et encore j'en oublie sûrement !

    Il est vrai que tout cela n'est pas simple, il faut éplucher les CCTP pour chaque projet, se tenir au courant auprès des collègues pour savoir où on en est, vérifier ce qui est révisable et ce qu'il ne l'est pas, etc.... surtout quand on ne fait pas "que ça", il y a vite de quoi en perdre la raison.

    En tout cas, chapeau à vous 2 de faire ces relances, je n'y arrive pas et pourtant c'est très important.

    PS private joke : je veux bien prévenir le bet de l'envoi de sa facture, mais autant la recevoir d'abord.... happy (désolé Emeline, je n'ai pas pu m'en empêcher !! C'était tellement d'actualité aujourd'hui...) En vrai, je ne le fais que très rarement plus par manque de temps qu'autre chose.... désolé !

      • Vendredi 18 Décembre 2015 à 09:18

        Mouhahaha j'ai fauté :(

        Concernant le manque de temps, je comprends... Et je suis convaincue qu'effectivement, en étant charrette, ce sont les relances de factures qui passent à la trappe. Parce que c'est chronophage, parce que c'est chiant et parce que parfois, nos clients n'ont pas tous besoin d'un piqûre de rappel :)

      • Maïlys
        Lundi 21 Décembre 2015 à 23:25

        :) ça arrive à tout le monde ! Moi la première, surtout quand on a beaucoup de choses en tête en même temps ;)

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