• La réponse dématérialisée aux AO

    Huuuummmm un article catégorisé "appels d'offres"... J'espère que je ne vais pas vous perdre en chemin ?

    En quoi ça consiste ?

    Un " certificat de signature électronique " est l'équivalent moderne des sceaux qui, dans l'Antiquité, permettaient de cacheter une lettre ou de signer un traité. Il s'agit d'un document électronique composé de 2 éléments distincts : une " clef privée " de signature (grâce à laquelle le détenteur du certificat, et lui seul, peut créer des signatures électroniques), et une partie publique, qui rassemble à peu près les mêmes éléments qu'une carte d'identité professionnelle (nom et prénom de la personne, nom de l'entreprise…).

    Les certificats de signature sont personnels, et sont souvent distribués sur des supports sécurisés : 

    • cartes à puce, 
    • ou leur variante " clefs USB " (une clef USB est un composant qui rassemble à la fois une carte à puce et son lecteur).


    Il s'agit d'installer des certificats de signature sur votre ordinateur puis de signer numériquement vos documents (PDF etc.), généralement via l'insertion de votre carte/clé cryptée. Votre dossier de candidature (maintenant officiellement signé) peut alors être envoyé via la plateforme dématérialisée de l'acheteur public (AWS, achatpublic.com, etc.)

    Rien de vraiment sorcier, mais cela dépend beaucoup de la configuration du poste sur lequel on installe le certificat.. Ce qui m'a valu beaucoup d'arrachages de cheveux !

    Plusieurs types de certificats existent. L'important étant d'avoir le bon niveau de certification (I, II ou III - III étant le plus sécurisé).
    Les marchés publics réclament généralement le niveau III.

    Les avantages

    La réponse dématérialisée aux AOLes AO peuvent se révéler suffisamment rébarbatifs comme ça, alors quand on peut se simplifier la vie, autant en profiter !!!
    Répondre en dématérialisée permet un gain de temps (gain de temps sur l'envoi des dossiers des contractants, pas besoin d'imprimer et relier les documents, ni d'aller à La Poste), et d'argent (aucun frais d'impression ou d'envoi).

    Ce la peut sembler cher, mais c'est très vite rentabilisé si vous répondez régulièrement à des appels d'offres !
    Sachez que ce certificat électronique peut également vous servir pour la signature de certaines déclarations sociales si ce n'est pas votre expert-comptable qui les établit (renseignez-vous, votre entreprise en a peut-être déjà un ?), ainsi que pour la signature des notes d'honoraires transmises en dématérialisé.

    Quelques tarifs à titre d'exemple (supports inclus) :

    Certigreffe

    Proposé par les greffes des tribunaux de commerce

    1 an = 119 € HT

    3 ans = 237 € HT

    Chambersign

    Proposé par les CCI (Audacio RGS** pour répondre aux marchés publics)

    1 an = 130 € HT

    3 ans = 270 € HT

    Certinomis

    !!! le certificat proposé pour les AO ne permet pas d'effectuer les formalités Net Entreprises

    2 ans = 180 € HT

    3 ans =  255 € HT

    + 15 à 28 € HT selon lecteur choisi

    De nombreuses banques proposent également leur propre logiciel de signature (BNP, Crédit agricole, Banque Populaire, HSBC, Crédit Lyonnais, ..)
    Explications et liste complète via ce lien.

    Un dossier AO en RAR coûte généralement entre 8 et 10 € TTC
    Un envoi en Chronopost va de 26 € TTC (Chrono 13h) à 31 € TTC (Chrono 10h).

    Quelques désagréments

    La réponse dématérialisée aux AOAttention aux utilisateurs Apple, les certificats et/ou plateformes* ne sont pas très pomme-friendly :( Mieux vaut dans ce cas privilégier l'installation sur un PC, ou a défaut sur une session PC virtuelle (voir ici comment faire une partition Windows sur son Mac).
    Il semblerait qu'aucun logiciel de co-signature ne soit compatible Mac/PC, ce qui est embêtant dans le cas d'un groupement ou chaque contractant signe individuellement (il arrive que certains BET ne veuillent pas habiliter le mandataire, ou que le maître d'ouvrage exige la signature des pièces individuellement).
    Mais la plupart du temps, une simple habilitation du mandataire par les cotraitants + signature électronique de l'ensemble des pièces par le mandataire suffisent.

    (*il m'est arrivé de ne pas pouvoir transmettre un AO avec des délais un peu justes car la plateforme n'était pas compatible Mac, et je n'avais aucun PC.)

    De même, certains navigateurs web sont moins compatibles que d'autres ! Que vous soyez Mac ou PC, privilégier Firefox vous évitera quelques désagréments.

    >> Ayez toujours un PC à jour (notamment mises à jour Java) et n'attendez pas la dernière minute, les temps de transfert sont parfois assez long !

    J'ai testé : Certigreffe (au sein de 2 agences)

    L'obtention du certificat est assez contraignante, vous obligeant à vous déplacer obligatoirement à Vincennes pour récupérer ledit certificat si vous êtes en IDF. Pas d'envoi postal pour être sûr que le certificat sera remis en personne à la personne qui le détient ou son mandataire de certification.
    Je n'ai pas testé les autres fournisseurs, mais je suppose que le principe de précaution est le même. Ne vous attendez donc pas à une commande type Amazon ;)

    De gros problèmes de compatibilité sur Mac m'ont obligée à réinstaller tous les certificats sur un autre ordinateur ... 

    Cependant, j'apprécie vraiment le temps gagné dans mes réponses aux appels d'offres, sauf quand certains BET envoient leurs éléments de façon brouillon (PDF non combinés, mélanges word et PDF, ...), et que je passe beaucoup de temps à tout uniformiser selon les souhaits du maître d'ouvrage.

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  • Commentaires

    1
    Pauline
    Vendredi 22 Janvier 2016 à 13:02

    Bonjour Hélène,

    Merci pour cet article intéressant.

    Dans notre agence, nous avons essayé de passer à la démat'. Malheureusement, n'ayant que des Macs, nous nous sommes vite aperçus du problème de compatibilité avec les plateformes et les certificats. Nous avons finalement dû faire marche arrière et repasser à la version papier... :(

    A mon sens, il y a un véritable problème sur ce sujet. Comment peut-on espérer passer au "tout numérique" alors qu'il y des problèmes de compatibilité (et que visiblement, aucun effort n'a été fourni à ce niveau depuis plusieurs années), mais également aucune uniformisation des plateformes ? Il serait temps que l'Etat recadre un peu tout ça...

    Le chantier de la dématérialisation sera encore bien long...

      • Vendredi 22 Janvier 2016 à 16:32

        Bonjour Pauline,

        Merci de ton témoignage... édifiant !

        Je suis bien d'accord avec toi, on est à la traîne ! Je ne comprends pas que les modes de réponse varient à ce point d'une plateforme à une autre, et qu'il n'y ait pas UNE plateforme unique, du moment que les marchés sont publics ...

        Espérons que les choses bougent un peu prochainement !!!

        Hélène

    2
    Dimanche 24 Janvier 2016 à 12:13

    Coucou Hélène,

    Visiblement tu lis dans mes pensées, on a abordé le sujet la semaine dernière avec notre chargée de com'.

    En tant que BET, nous n'avons jamais réfléchi à l'obtention d'un certificat. Tout simplement parce que nous donnons systématiquement pouvoir à notre mandataire pour signer à notre place. (Sinon à quoi servirait-il ? Mouhahaha).

    Toujours est-il que nous avons une agence partenaire qui commence à montrer des signes d'agacement du fait que nous ne soyons pas "équipés". Comment lui expliquer que nous n'allons pas payer quelques centaines d'euros annuels pour seulement 10 voir max 15 dossiers par an avec cette agence ?!

    La dématérialisation, bien que de plus en plus obligatoire pour nos maîtres d'ouvrage, devient problématique pour tous. Je rejoins le précédent commentaire de Pauline, et je conclurai par : que l'Etat mette un peu plus son nez dans les MP et qu'il opte (enfin) pour une plateforme unique, avec annexes de candidature uniques également. PITIE :D

     

      • Fiona
        Mercredi 29 Juin 2016 à 23:57

        Mon commentaire arrive avec quelques mois de retard, mais sache que depuis le décret de mars 2016, il n'y a que le mandataire qui a besoin de certifier les documents qu'il dépose sur la plateforme. J'ai suivi une formation d'une journée sur la démat. et la signature d'un PDF ne sert strictement à rien. La seule validité c'est la signature proposé par la plateforme (lorsque la signature électronique est bien installé sur ton ordi) qui est faite au moment du dépot du dossier donc par le mandataire. Si ton bureau d'étude n'est mandataire d'aucun marchés publics ne faites pas de dépense inutile, invitez juste l'assistante de l'architecte à faire une petite formation. 

        PS: Je compte faire de la contrebande entre assistantes avec les fiches techniques que j'ai récupérer lors de ma formation. On ne m'a pas fait signer de contrat de confidentialité après tout. 

      • Jeudi 30 Juin 2016 à 07:47

        Pas de clause ? Effectivement ça serait trop bête de nous priver de tous ces documents sarcastic

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    3
    Jeudi 28 Janvier 2016 à 15:26

    Émeline,

    Petit article du Moniteur annonçant les premiers changements prévus :
    évidemment, plutôt à l'avantage des maîtrises d'ouvrage !

    J'attends la suite avec impatience ...

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