• Les difficultés du recrutement quand nous ne sommes qu'un simple bureau d'études.

    Bonjour à tous,

    Aujourd'hui j'enfile mon costume de "recruteuse" et vais essayer de vous conter mes aventures.

    Les difficultés du recrutement quand nous ne sommes qu'un simple bureau d'études.Comme je l'évoquais dans ma présentation, je suis arrivée dans le bureau d'études qui m'emploie en tant que "Secrétaire polyvalente". Déjà je me souviens qu'à l'époque, le poste tel qu'il m'avait été présenté ne m'inspirait pas forcément, dans le sens où je ne voyais pas trop à quelle sauce j'allais être mangée. Les appels à candidatures ? QUOI ? Pfft je sais pas ! 

     

     

    J'avais déjà roulé ma bosse quelques années en tant qu'assistante mais jamais chez un maître d'oeuvre (d'ailleurs, je ne savais pas ce que c'était !).

    Et pourtant, après une formation en interne, j'ai pris mes marques et, en faisant preuve de rigueur et de curiosité j'ai peu à peu pris les rennes de ce poste. Autant que possible avec mes capacités (parfois réduites) en tout cas.

    Pourquoi cette interminable introduction ?

    Parce que depuis que je suis passée assistante de direction, je galère pour trouver quelqu'un qui se prenne au jeu. Et je vous promets que le mot "galère" n'est pas trop fort.

     

    Expérience 1 :

    Au départ de l'assistante de direction, nous avons décidé de la remplacer pour que je puisse rester chargée des candidatures.

    Après 15 jours d'annonce Pôle Emploi, nous avons vite compris que ce ne serait pas possible de trouver via ce biais là. Nous nous sommes donc tournés vers les agences de recrutement spécialisées.

    Il en existe deux sortes :

    • Les spécialisées dans les métiers du bâtiment : pour qui les bureaux d'études ne sont pas de "bons clients" puisque les architectes paient mieux ! (entendu pour de vrai hein) ;
    • Les spécialisées dans les métiers de l'assistanat : souci majeur, les candidats sont des assistants mais n'ont aucune connaissances administrative, financière et juridique liées au bâtiment.

     

    C'est toutefois la seconde catégorie d'agence qui nous a trouvé une assistante. Elle était très "chère" par rapport à ce que nous avions imaginé mais nous la trouvions intéressante, sur papier.

    Le jour de son intégration, je lui montre comment faire une facture et elle me pose la question suivante : "ok mais comment on fait pour calculer le montant TTC ?"
    Je vous jure que j'ai cru qu'elle se moquait de moi. MAIS NON !! 

     

    Les difficultés du recrutement quand nous ne sommes qu'un simple bureau d'études.Elle a fait une semaine. Il s'avérait que son discours pendant les entretiens avait été dicté par l'agence de recrutement et que rien n'était vrai.

    Finalement, après quelques courriers juridiques, nous sommes parvenus à faire en sorte que ce recrutement soit nul et non avenu.

     

    Expérience 2 :

    Après cette déconvenue, nous nous sommes réorganisés en interne. J'ai officiellement pris le poste d'assistante de direction et nous nous sommes mis à la recherche d'une assistante polyvalente via le Pôle Emploi, parce qu'il ne nous restait plus que ça.

    Ce qui est bien avec le Pôle Emploi c'est qu'on a pas de souci de quantité. Par contre la qualité...

    J'ai beau exiger des critères. Je me retrouve toujours avec des candidatures qui n'ont rien à voir avec ce que je demande.

    Un jour j'ai même reçu le CV d'un statisticien qui pensait que "qui peut le plus peut le moins". Le plus étant de travailler à l'INSEE, le moins de devenir assistant. Je vous avoue que c'est très très valorisant comme façon de voir les choses.

    Les difficultés du recrutement quand nous ne sommes qu'un simple bureau d'études.C'est donc après quelques jours de déblaiement que j'ai pu appeler 10 / 15 candidats.

    Et alors là se profile la seconde montagne à gravir. Entre les candidats qui ne répondent pas et qui ne rappellent jamais. Ceux qui ne se souviennent pas du tout des offres auxquelles ils ont postulés. Ceux qui vous disent "alors oui j'ai envoyé mon CV mais franchement, je ne me déplace pas en entretien pour ce salaire". Ceux qui savent déjà faire des appels à candidatures (donc qui seraient top pour le poste) mais qui ne veulent travailler qu'en agences d'architecture. Le prestige toussatoussa. 

    C'était pas gagné.

     

    J'ai fait 3 recrutements via le Pôle Emploi, dont 1 réussi. En tout cas, la personne gérait le poste proposé, mais ne le faisait pas évoluer.

     

    Expérience 3 :

    Après le départ de notre assistante polyvalente, nous avons réfléchi aux directions que pouvaient prendre le poste. Et, il se trouve que personne ne faisait la communication chez nous. On s'est donc mis à la recherche d'une perle rare. (toujours via le Pôle Emploi)

    Sachez qu'une assistante de communication ne fait pas que dessiner des cartes de vœux et repenser un book. C'est aussi et avant tout une assistante.

    De perle, nous en avions trouvé une. Mais elle s'est faite chasser par un "confrère".

    Retour à la case départ.

     

    2 ou 3 petits conseils, ou coups de gueule, ou... :

    - Aux candidats des agences spécialisées : restez naturels. Ne mentez pas sous prétexte que votre interlocuteur  de l'agence vous l'a demandé. Dites-vous que, peut-être, si on vous demande de réciter un discours tout fait, c'est que votre profil ne colle pas et que vous ne serez pas épanouie dans votre travail ;

    - Aux candidats du Pôle Emploi : lisez l'annonce. Vous pouvez postuler quand un des critères souhaité n'est pas tout à fait respecté. Mais quand le salaire est trop bas pour vous, quand on exige un bac + 2 et que vous ne l'avez pas, quand on demande des débutants et que vous ne l'êtes pas... Chaque critère a sa justification pour l'employeur.

    - Aux assistantes d'architectes : ne pensez pas que le poste en bureau d'études est moins bien. Les capacités demandées sont les mêmes. La vision est différente mais complémentaire. Nous ne sommes pas castrateurs. Et surtout, surtout : nous respectons le code du travail et notre convention collective...

     

    Conclusion :

    On a trouvé une assistante de com'. La suite au prochain épisode (ou pas, je l'espère de tout mon petit coeur oops)

     

     

    « Etre architecte et auto-entrepreneurPetit manuel de "savoir-survivre" à l’usage des architectes »
    Partager via Gmail

    Tags Tags : , , , ,
  • Commentaires

    1
    Maïlys
    Dimanche 6 Décembre 2015 à 10:56

    Bonjour Emeline,

    Je pense que l'on peut parler de la difficulté à recruter une assistante tout court.

    Entre le patron qui ne sait pas toujours ce qu'il veut et qui ne prend pas les bons CV, qui dit oui tout de suite sans réfléchir ou qui réfléchit trop et tellement qu'il ne reste plus que celle qu'il ne voulait pas forcément mais comme il a vraiment besoin d'elle il l'embauche... et les personnes qui envoient des CV sans vraiment avoir lu l'annonce ou sans correspondre au poste parce que des paysagistes ou architectes qui répondent à des annonces d'assistantes admin j'en ai vu des tonnes....

    J'ai connu lors de mon congé maternité le cas de l'assistante pour me remplacer que le patron avait un peu pris par dépit car les autres candidates qu'il voulait avaient déjà trouvé autre chose. Cette jeune femme a eu une formation un peu rapide car mon patron s'était décidé au dernier moment. Je l'ai ressenti ! J'avais bien évidemment laissé mes coordonnées en cas de besoin et elle m'appelait tous les jours. Oui, oui, tous les jours ! A un moment j'ai dû dire stop, débrouille toi ! Mon patron qui devait déménager son entreprise à attendu mon retour de congé mat pour le faire car il ne voulait pas qu'elle s'occupe de quelque chose d'aussi important...

    Et comme toi, j'ai connu les enchaînements d'assistantes (4 en 1 an) car rien n'allait - sauf pour une mais qui n'est finalement pas restée pour mon plus grand malheur ! On poste une annonce assistante admin et com en précisant sur l'annonce qu'il y aura 75% admin et chantier et 25% com. 1ère expérience, une femme qui a déjà bossé dans l'archi mais il y a 10 ans et qui finalement ne reste pas car elle était complètement paumée. 2ème expérience, la perle (je sais qu'elle me lit ^^) mais elle ne reste pas car le patron n'a pas voulu l'augmenter comme il le lui avait annoncé en entretien...., 3ème expérience c'est mon pire cauchemar. Une assistante qui voulait en fait ne faire que de la com et qui en plus avait bac +5 alors forcément ça n'a pas fonctionné parce qu'en plus être assistante c'est juste en attendant et dégradant car aller acheter le café chez Monop' ce n'est pas pour elle.... Mais le patron n'a pas retenu la leçon puisque pour la 4ème il a pris le même genre de profil, ça n'a pas fonctionné non plus. Ce n'est pourtant pas faute d'avoir alerté sur les CV reçus en donnant mon avis. Quand on connait le poste, il faut faire confiance à l'assistante en place qui saura vers quel profil se diriger.

    Et de la bouche de nombreux patrons j'ai entendu qu'il était difficile de recruter une assistante et que souvent avant de tomber sur celle qui bosse bien et qui reste, il y a pas mal de turn-over.

      • Lundi 7 Décembre 2015 à 17:04

        Bonjour Maïlys,

        "Quand on connait le poste, il faut faire confiance à l'assistante en place qui saura vers quel profil se diriger"

        Je crois que tout est dit ! cool

         

        Pour le moment j'ai de la chance, je n'ai pas (encore) été confrontée à ce problème de boss... Le mien me laisse gérer en autonomie, il ne voit que les profils que j'estime "pas mal". 

        Vous avez fini par trouver ?

    2
    Maïlys
    Lundi 7 Décembre 2015 à 19:27

    Non toujours pas et comme entre temps le boulot ne rentrait pas on a fini par laisser tomber, mais le boulot de 2 personnes en attendant je le fais quand même.... :(

    En tout cas, j'espère que ta collègue se plait et que ça se passe bien.

     

      • Mardi 8 Décembre 2015 à 09:23

        Oui je connais ça... Tant qu'on ne se plaint pas, l'intérêt de recruter une seconde personne devient accessoire.

        Ma nouvelle collègue n'arrive que le 4 janvier ! Je l'attends avec impatience !!

    3
    Mardi 8 Décembre 2015 à 17:55

    Ah, les joies du recrutement ... ouch

    Je crois que les architectes devraient avoir une formation en management obligatoire quand ils ouvrent leur agence, ça éviterait déjà pas mal de dégâts !

    De ce que j'ai pu observer, les 2 gros problèmes de recrutement sont effectivement :

    A / LE BOSS (au choix) :

    • qui ne sait pas ce qu'il veut (une assistante de direction ? une standardiste ? une assistante technique ? une assistante personnelle ?)
    • qui ne connaît rien au poste d'assistante, et donc aux compétences nécessaires

    B / LES POSTULANT(E)S

    • qui sont là sans conviction (ça ou autre chose, après tout... / je trouvais rien dans ma branche alors je me suis dit que secrétaire ça doit pas être bien compliqué / je cherche un poste d'archi mais bon, en attendant j'ai déjà un pied dedans si une place se libère / ...)
    • qui ont les compétences, mais trop (donc le salaire proposé ne colle pas, forcément, si on demande un profil avec 2 ans d'expérience)
    • qui sont sûrement de bonnes assistantes mais sans aucune compétence spécifique aux métiers de l'architecture et du BTP (pose problème pour une prise de poste immédiate en plein rush) 


    Moi j'ai trouvé complètement fou de me taper toutes les analyses de CV etc. sans avoir le droit de participer aux entretiens... et que mon boss me demande ensuite mon avis sur des profils entre lesquels il hésitait !

    C'était vexant, mais au-delà de ça, comment juger des compétences de la personne ? Je sais très bien que nous n'aurions pas du tout posé les mêmes questions, et que j'aurais été plus à même de présenter un poste que j'avais moi-même façonné.

    Bref.

    Ce qui me désole également, c'est l'image de l'assistante qui est écornée à cause de mauvais recrutements. Certains ont ensuite tendance à généraliser à toutes les assistantes, mais il y en a des bien aussi ^^
    Et c'est une bonne chose de l'avoir rappelé, les filles yes

    Parce que comme je l'ai déjà dit, on sait faire autre chose que du café !

    4
    Mercredi 9 Décembre 2015 à 14:01

    Moi je sais même pas faire le café :D

      • Jeudi 10 Décembre 2015 à 19:53

        Rhôôô (au moins ils te foutent la paix avec ça, alors!)

        Petite anecdote café :

        Une fois, mon boss était en déplacement et participait à une réunion à l'agence en visioconf' via Skype. Il m'a carrément envoyé un message sur Skype pour me dire qu'il avait l'impression que les gens s'endormaient et que ça serait bien que je passe leur proposer un café ...

        Il y a des jours où j'adore mon métier ^^

    5
    La_d
    Mercredi 9 Décembre 2015 à 17:26

     

    Alors ça ! Le recrutement d'une assistante… C’est effectivement un sacré sujet…

     

    D’abord : « Quand on connait le poste, il faut faire confiance à l'assistante en place qui saura vers quel profil se diriger »
    Ben voilà... Pas besoin de chercher plus loin ;)

     

    Lorsque j’ai été recrutée dans mon ancienne boite d’archi, je suis passée après 3 recrutements infructueux. L’assistante en place était en train de désespérer sévère… Après mon entretien, elle savait que c’était mon profil qu’elle voulait car c’était un profil qui lui ressemblait et elle était donc sûre qu’on travaillerait bien ensemble. Le boss m’a recalée !!!
    J’ai été rappelée parce que la fille choisie à ma place n’a pas terminé sa période d’essai… Et lorsque je suis arrivée, ça a tout de suite fonctionné avec l’assistante ! Faire confiance à l’assistante déjà en place donc, c'est c'qu'on disait, non ?

     

     

     

    Ensuite : « Je crois que les architectes devraient avoir une formation en management obligatoire quand ils ouvrent leur agence, ça éviterait déjà pas mal de dégâts ! »
    Mais oui, mais absolument, mais grave !

     

    Parce que ce n’est pas inné et parce que gérer les gens ça s’apprend. Les architectes qui montent leur boite ne se rendent pas compte à quel point c’est important alors que c’est un sujet central dans l’entreprise surtout lorsqu’elle dépasse la taille TPE. Et si ce sujet ne les passionne pas, ils peuvent toujours former et déléguer cela à l’assistante ;)

     

     

     

    Enfin : dans ma boite actuelle (BET), il y a un document word qui traine depuis des générations d’assistantes qui s’appelle « Poste d’assistante : liste exhaustive des tâches ». Assistantes après assistantes, ce document a été mis à jour régulièrement, pour que le patron puisse recruter en connaissance de cause. Le document est divisé en tâches journalières, hebdomadaires, mensuelles, trimestrielles et annuelles. Grosso modo, il faut que la nouvelle assistante maîtrise environ 60% des tâches et qu’elle se sente capable de maîtriser les 30% restant sous 3 mois.
    Ce document fait maintenant 4 pages complètes (et les phrases sont lapidaires hein, on s’est pas amusée à détailler chaque tâche…). Un profil de poste de 4 pages complètes !!! Bref, pas étonnant que ce ne soit pas si facile que ça de trouver l’assistante idéale ;)

     

     

     

    Merci pour l’article !

     

     

     

    Suivre le flux RSS des commentaires


    Ajouter un commentaire

    Nom / Pseudo :

    E-mail (facultatif) :

    Site Web (facultatif) :

    Commentaire :