• Les notes de frais #1

     Les notes de frais #1

    Article intéressant de Kalligo, dont vous pourrez retrouver la version originale ici:

    " Bien gérer les notes de frais : mode d'emploi
    21/02/2014

    Chaque mois, vous observez avec une pointe d'angoisse la pile des notes de frais grandir sur votre bureau. Simplifiez-vous la gestion des frais de déplacement et mettez les ordinateurs et les collaborateurs à contribution. Soyez généreux, partagez le travail !

    > Une activité chronophage et méticuleuse
    Chaque note de frais est répertoriée, traitée, scannée, archivée, voire transmise à la comptabilité. Cette procédure manuelle et répétitive peut être alourdie par les demandes d'indemnités en cas de retard d'un avion ou d'un train... Des heures de saisies et de numérisation dont vous vous passeriez bien ! D'autant que la moindre erreur de virgule ou de centimes vous promet une séance palpitante de recomptage...

    > Créez des modèles et déléguez la saisie
    Avec une bonne dose de pédagogie, proposez à votre manager d'instaurer quelques nouveaux outils au sein de l'entreprise. Des modèles de fiches de frais (papier) permettent à chacun de lister ses dépenses et de les formater à vos besoins.
    Gagnez encore du temps en modélisant cette fiche dans un fichier Excel (possibilités de calcul, de filtre...) que vous adressez par mail à vos collègues.

    > Mettez à profit les reçus numériques
    De plus en plus d'entreprises de transport, de chaînes hôtelières et de restaurants proposent des billets ou des factures numériques. Sensibilisez vos collaborateurs à ces reçus digitaux, bien plus faciles à transférer et à archiver.
    Pourquoi ne pas revoir aussi le mode de paiement ? Vous pouvez opter pour l'avance sur frais de déplacement ou recourir à des cartes affaires pour les commerciaux les plus nomades.

    > La gestion des notes de frais à l'ère 2.0
    Au-delà d'une centaine de formulaires traités chaque mois, une entreprise peut avoir intérêt à investir dans un logiciel de gestion de notes de frais (de type Cleemy, Concur, Notefrais, Notilus...). Vos collaborateurs accèdent alors à un formulaire en ligne qu'ils remplissent et auquel ils joignent leurs justificatifs numérisés. Cette saisie peut-être effectuée à tout moment, depuis n'importe quel poste grâce à un accès sécurisé à l'Intranet de votre société ou à un Cloud dans le cas d'un service hébergé.
    L'informatisation de ce processus se révèle pertinente sur bien des plans. Les commerciaux peuvent suivre à tout moment le traitement de leurs notes de frais et sont remboursés plus rapidement. De votre côté, vous n'avez qu'à compulser les informations reçues et à les transmettre à l'expert comptable.

    Mieux : certains logiciels permettent de consolider l'ensemble des données en vue d'analyser les dépenses, poste par poste. De quoi débusquer de nouvelles économies à réaliser. Et là, c'est votre manager qui est content ! "


    Si vous êtes intéressé(e)s par les logiciels cités dans l'article:

    Si vous en connaissez d'autres et que vous souhaitez les partager, laissez un commentaire ;)

    A suivre:
    Notes de frais #2, ce que vous avez le droit de faire... ou pas!

    « Rappel :)2 événements pour faire connaître votre agence »
    Partager via Gmail

    Tags Tags : , , ,
  • Commentaires

    Aucun commentaire pour le moment

    Suivre le flux RSS des commentaires


    Ajouter un commentaire

    Nom / Pseudo :

    E-mail (facultatif) :

    Site Web (facultatif) :

    Commentaire :