• Poste d'assistant(e) de direction à pourvoir dans le 78

    Poste d'assistante de direction à pourvoir dans le 78 L'agence EBSG est à la recherche de son/sa nouvel(le) assistant(e) de direction.

    Ce poste est à pourvoir immédiatement, pour passation des informations avec l'assistante en poste avant son départ fin janvier.


    DESCRIPTION DU POSTE

    Administratif financier 

    • Vérifier les factures entrantes provenant de fournisseurs.
    • procéder au paiement des factures
    • Etablissement des notes d'honoraires
    • Enregistrer toutes les factures et assurer la liaison avec le cabinet comptable
    • Effectuer les rapprochements bancaires.
    • Vérifier et traiter toutes les dépenses (dont les notes de frais, CB….)
    • Gérer les contrats avec les différents prestataires de service (gestion des flottes de téléphone et de véhicules).
    • Tableau de bord : suivi financier, activités….

     Gestion du personnel

    • Assurer la liaison avec notre cabinet comptable pour leur fournir les informations exactes et à jour des informations de paies.
    • S'assurer que tous les Dossiers du personnel sont tenus à jour concernant les absences (arrêt maladie, congés …).
    • Collaborer avec les différents organismes de Santé afin de fournir et de s'assurer que tous les renseignements sur les employés sont corrects.
    • Assistance pour la rédaction des contrats et autres documents nécessaires à la gestion du personnel.

     Gestion du Bureau 

    • Prise en charge du standard téléphonique et des messages.
    • Gestion du courrier.
    • Classement et archivage (informatique)
    • Tenue des agendas
    • Mise en forme de documents
    • Gérer les commandes diverses liées au fonctionnement du bureau.
    • Organisation des rendez-vous et des déplacements liés aux affaires 

    Assistanat technique

    • Assister les collaborateurs de l’agence au suivi des différentes affaires (préparation dossier consultation entreprise, dossier marché, …)
    • Préparation et actualisation des documents nécessaires à la présentation à un concours (dossier de présentation de l’agence, documents administratifs,…)
    • Etablissement et transmission des documents nécessaires à l’obtention des autorisations administratives
    • Suivi administratif et comptable relatif à l’exécution et à la clôture des travaux (réalisation d’ordre de service, propositions de paiements, décompte généraux définitif, compte prorata …)
    • Prise de note et rédaction de documents (compte-rendu, relances, notes…)
    • Création, suivi et actualisation de tableaux de bords (tableau d’analyse d’appel d’offres…)
    • Gestion et actualisation de la documentation technique (Rendez-vous avec les différents fournisseurs pour présentation nouveaux produits, …)

    PROFIL RECHERCHÉ

     De formation Bac+2, vous avez une première expérience réussie en assistanat dans le secteur bâtiment.

    Doté(e) d’un excellent relationnel, vous êtes réactif (ve), dynamique, autonome et organisé(e).

    Vous avez une bonne maîtrise des outils informatiques : Word, Excel.

    Profil : 2 ans d’expériences

    Salaire : 1 600 € à 2000 brut pour un contrat à temps partiels (21h ou 27h par semaine)

    Envoyez votre candidature à :

    EBSG architectes
    2 rue Hélène Boucher
    78280 GUYANCOURT
    Tél : 01 30 64 76 76
    Mail : ebsg@ebsg.fr
    Site : www.ebsg.fr

     

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