• Comme un écho à cet article d'Hélène du 6 juin qui nous comptait sa journée de la désespérance, en envoyant un petit skud gentil mais pas trop à nous autres BE ;), je souhaitais également faire part d'un ressenti que nous avons nous autres bureaux d'études.

    Je lance donc un SOS d'un bureau d'études en détresse... face aux mandataires pas toujours au point. Je ne cherche pas spécialement à ouvrir un clivage archi/BE car la plupart du temps les choses se passent bien, voire très bien, mais il faut bien le dire, vous nous faites tourner en bourrique et on paye pour vos mauvais BE habituels. Et voici la plupart de nos réactions à la découverte de vos mails.

    Voici le SOS d'un BE en détresse

     

    Je vais parler plus spécifiquement des appels d'offres, mais je sais que côté facturation c'est parfois la fête du slip chez les naturistes (mais c'est une autre histoire) 

    Côté appels d'offres, comme je le disais, nous faisons les frais des mauvais bureaux d'études. Donc par défaut, les assistantes des archis pensent que, quoi qu'il arrive, nous allons envoyer un dossier bateau, le même pour tous sans réfléchir. Sauf qu'en fait non. Sachez-le, nous lisons les AAPC, RC et autres CCAP et comme vous nous nous arrachons les cheveux à la lecture des demandes de plus en plus farfelues des maîtrises d'ouvrages, des mises à jour de DC et autres excel non modifiables qui tuent des graphistes chaque année. Il nous arrive même parfois de vous apprendre ce qu'il faut faire dans le dossier : "non je n'ai pas envoyé deux dossiers parce que ça m'amuse mais parce que c'est demandé en double exemplaire", "non je ne fais pas l'acoustique pour la 10 000 ème fois", "les titres d'études ce sont les CV", "non nous n'avons pas les diplômes de nos ingénieurs", "oui la compétence ascenseur est reliée à la partie génie électrique mais je l'ai marqué en fait".

    Voici le SOS d'un BE en détresse

    Et en plus des demandes farfelues des maîtrises d'ouvrage, chaque mandataire fonctionne à SA manière. Nous travaillons avec une trentaine d'agences différentes de façon régulière et il faut gérer vos envies : dématérialisé, relié, non relié, dossier administratif d'un côté, référence de l'autre, 10 jours avant minimum. Et à la première MOINDRE erreur de notre part au milieu des 50 appels d'offres, on se prend une mandale par mail comme si on était des incapables. 

    Un autre point qui parfois nous rend dingues, c'est la constitution de l'équipe, je suis personnellement dans un TCE, je vous détaille toujours quelles compétences nous prenons et, parfois, face à des compétences spécifiques, vous me demandez "trouvez-nous quelqu'un". Mmmmh t'es mandataire ou pas ? Non parce que si je connais un spécialiste je veux bien te le donner et avec plaisir mais sinon en fait je te donne des noms que j'ai juste trouvé... sur Google ! Nous ne sommes pas Pages Jaunes Techniques donc quand nous disons "on ne connait malheureusement personne", finalisez vous même votre équipe... c'est à vous de choisir vos partenaires... et informer l'ensemble du groupement de qui prend quoi ! On se retrouve surpris en phase concours de voir les fluides ailleurs...

    Nous préparons nos dossiers en amont, afin de vous laisser le temps de les finaliser, ce qui fait que la plupart du temps, quand vous vous mettez sur votre dossier, nous l'avons déjà archivé dans notre tête depuis longtemps ! Petit aperçu de vos méthodes : 

    Voici le SOS d'un BE en détresse

    - soit vous appelez pour vérifier en direct avec nous que TOUS les documents sont dedans et vous nous faites perdre 20 minutes. On comprend que vous ayez été traumatisées de vous être fait virer d'une candidature pour un bilan manquant, mais restez cools et sachez que tout dans l'AAPC peut être sujet à interprétation... et que s'ils ne veulent pas de vous, ils trouveront toujours une faille

    - soit vous nous appelez toutes les 10 minutes sur une matinée pour nous dire "je veux aussi ce doc", "il est où le pouvoir ?" "je viens de voir qu'ils demandent de la dépoll, je sais c'est pas obligatoire mais on fait quoi ?", "que pensez-vous de mettre plutôt cette compétence ou celle-la" ? Pitié... regroupez vos questions, appelez-nous une fois ou faites un mail !! 

    - soit vous attendez la veille ou le jour du rendu pour nous demander de COMPLÉTER URGEMMENT NOTRE NOTE D'INTENTION VITE VITE VITE... et si l'assistante ose ne pas être disponible... on dit qu'on ne compte pas sur les BE... 

    - ou alors d'autres aberrations comme "j'ai perdu votre dossier, envoyez un coursier pour m'en amener un nouveau" ... sérieusement ? ou "j'ai toujours pas eu votre dossier" mais en fait j'ai jamais dit qu'on partait ensemble là dessus... "passez-moi une copie numérique du dossier" s'il vous plait précisez-le avant... ou encore le "vous m'avez pas envoyé votre tableau, merci de"... et on transfère gentiment le mail avec le fameux tableau... envoyé 1 semaine avant

    Voici le SOS d'un BE en détresse

     

    Vous allez me dire "ouais mais ils comprennent pas ce que c'est que de faire le dossier et de finaliser", sauf qu'en fait si... j'ai travaillé 3 ans dans deux agences d'architecture aux AO, l'une où on travaillait avec pleins de BE différents, l'autre avec systématiquement les mêmes... et oui j'ai bien vu que parfois les BE ne lisaient pas les AAPC et m'envoyaient des dossiers types à la pelle... et je peux vous dire que je suis tombée sur des assistantes qui ne comptaient pas se bouger pour m'envoyer la notice thermique dont j'avais besoin donc je vous comprend, mais comprenez aussi ce qui se passe de l'autre côté, quand le BE est compétent... !

    Je ne parle ici que du côté technique, mais le relationnel est important. J'adore la plupart des assistantes d'archi avec qui je travaille, on s'appelle, on papote, on rigole on se serre les coudes. Mais combien estiment aussi qu'en tant qu'architecte mandataire il faut écraser le BE ? Par des mails arrogants "soyez vigilantes s'il vous plait", "envoyez-moi au plus vite cette attestation" (exit le BSVPM : bonjour, s'il vous plait, merci), et aussi le "merci de" . Et au téléphone... des ordres les uns après les autres, sans tenir compte de notre charge de travail parce que vous c'est tout de suite maintenant. Ne prenez pas les assistantes de BE pour des tartes, restez dans le respect.

    Voici le SOS d'un BE en détresse

    Je pense que je ne vais pas m'attirer que des amis avec cet article ;) mais j'avais envie de soulever un point que sans doute vous ne voyez pas. Mais nous sommes pareilles :) comme vous nous ne faisons pas que les AO, mais le standard téléphonique, la communication, l'accueil, le courrier... comme vous on a des collègues arrogants qui estiment qu'on ne fait que le café, comme vous on lit des RC de plus en plus chiants.

    Mais j'en profite quand même pour rendre hommage à toutes assistantes en or, avec qui je travaille tous les jours, qui savent se montrer polies et à l'écoute et à qui j'aurai toujours envie de rendre service en cas de galère ! Cœur sur vous !!

    Voici le SOS d'un BE en détresse

     

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  • J'ai appris hier soir l'existence de nouveaux formulaires DC1 et DC2 (merci Fiona !)...

    Je vous avoue que je n'ai pas encore pris le temps de regarder ce qui avait changé depuis la dernière version, mais il me semble que ça concerne surtout l'accès à des "documents de preuve disponibles en ligne" pour le DC1.
    Quant au DC2, il  y a "un peu plus" de modifications (pour rester polie)... 

    Bonne découverte ;)


    Et si vous utilisez M2BPO, intégration en cours :)

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  • Chers Maîtres d’Ouvrage,

    À vous qui faites la pluie et le beau temps au sein des agences,
    À vous qui passez des dizaines d’appels d’offres par an, ou au contraire qui en faites très ponctuellement,

    Vous n’imaginez sûrement pas l’incompréhension et la frustration que peuvent susciter vos annonces auprès des assistantes d’architectes !

    Une réponse bien faite à un appel d’offres provient généralement d’une agence avec un secrétariat de qualité. Soyons francs, les architectes ont rarement le temps de répondre eux-mêmes aux annonces qu’ils sélectionnent.

    Quand vous exigez des documents tous aussi tordus les uns que les autres, ce sont les assistantes que vous rendez chèvres :

    Chers Maîtres d’OuvrageDes assistantes qui doivent à longueur de journée remplir des tableaux différents mais reprenant quasiment tous les mêmes informations –quand vous ne demandez pas des informations auxquelles elles n’ont pas accès ! (Et là, je pense à tous ces tableaux où il est demandé le montant des honoraires de la Maîtrise d’Œuvre et/ou de l’architecte, les surfaces SHON/SHAB/SDP, le nom et n° de téléphone du Maître d’Ouvrage de la salle des fêtes de Trifouillis-les-Oies qui a certainement changé depuis les dernières élections, etc.)

    Des assistantes qui sans cesse subissent les délais toujours plus courts que vous nous imposez entre la publication de l’annonce et la réception des candidatures.
    Batailler pour trouver une équipe cohérente (surtout quand vous imposez l’exclusivité !), recevoir les dossiers des bureaux d’études, élaborer et compiler les documents, et renvoyer le tout dans les délais impartis nous impose une sacrée gymnastique quand on ne dispose que de deux semaines !
    Combien de fois avons-nous dû recevoir des dossiers par mail et les imprimer en catastrophe pour un envoi en express (coûteux !), la date limite étant fixée au lendemain ? Et que dire des fois où notre dossier arrive hors délais ?!
    Laissez-nous le temps de travailler autrement que dans l’urgence, et de vous rendre un dossier qualitatif.

    Des assistantes qui envoient généralement une quinzaine de dossiers par mois, geste souvent vain au vu des taux de sélection d’un marché qui a vu passer la crise ; les petites structures se faisant concurrencer par de grosses agences qui viennent désormais répondre aux mêmes marchés …

    Chers Maîtres d’OuvrageJe ne vous cache pas que le découragement nous atteint parfois au détour d’une annonce que nous pourrions qualifier de « chiante ».
    Avec l’expérience, on les repère vite, et c’est la mort dans l’âme que nous devons constituer équipe et dossier. Ce qui était un jeu en début de carrière devient le point noir de notre métier, et nous nous prenons à rêver d’un poste où nous n’aurions pas à répondre aux appels d’offres.

    Cela donne parfois lieu à des scènes comiques où l’on invoque le Dieu des AO :
    « Pitié, faites que mon boss ne veuille pas répondre à cette candidature toute pourrie ! Si on ne fait pas celle-là, promis je m’applique particulièrement sur la prochaine ! »

    Et on met le paquet avec le boss, en lui sortant LES arguments, air de rien : « Alors Trifouillis-les-Oies, tu sais, c’est dans le XXX, près de {grosse-ville-qui-n’en-est-pas-une}. Enfin, ce n’est pas juste à côté, hein. En TER c’est 3h10, et après tu en as pour 80 km en voiture de location. C’est loin mais c’est jouable. C’est juste une question de temps et de budget. Par contre il y a exclusivité et il faut un ergonome et un BET dépollution. Ah bon, tu ne veux pas qu’on la fasse finalement ? C’est dommage… mais je comprends c’est plus raisonnable ! »

    L’Ordre des Architectes d’Île-de-France (CROAIF) avait publié en octobre 2012 une charte listant 9 conseils à l’attention des maîtres d’ouvrage souhaitant organiser une consultation d’architectes, qu’il {introduisait} en ces termes :
    «Faciliter l’acte de candidature, adapter les critères de sélection, adopter les procédures adéquates, sont autant de moyens d’assurer une sélection de qualité tout en permettant la plus grande diversité. C’est pour les maîtres d’ouvrage un gain de temps et d’efficacité, et la promesse de projets de qualité ; c’est pour les architectes, la possibilité de valoriser leurs compétences au service de la qualité architecturale.»

    Le Conseil National de l’Ordre des Architectes (CNOA) a renchéri en publiant en mai 2016, et en partenariat avec le CAUE, la MIQCP et le Ministère de la Culture, « Le mini-guide pour bien choisir l’architecte et son équipe », pointant notamment l’importance d’une programmation préalable et d’une procédure cohérente avec le marché.
    La brochure met les pieds dans le plat et ne manque pas de rappeler que le recours aux procédures adaptées via un choix sur appels d’offres « a pour effet le choix préférentiel de l’équipe sous-qualifiée et moins chère, le dumping des honoraires, des économies sur les temps d’études et de suivi de chantier, des solutions constructives et des choix techniques non optimisés, des dossiers de consultation peu approfondis. Autant de facteurs qui entraînent un coût global et une sinistralité accrus, avec, pour conséquence, la production d’un cadre de vie médiocre. »

    Cette multiplication d’ouvrages « d’éducation » montre bien la crispation qui est la nôtre quand nous devons répondre aux marchés publics !
    C’est pourquoi nous, assistantes ayant à répondre quotidiennement à vos annonces, vous adressons à notre tour nos recommandations (car après tout, nous sommes bien placées pour en parler, et personne n’a encore songé à nous demander notre avis sur la question…) :

    Bref, ON RÊVE :

    Parce qu’un jour, peut-être, répondre aux appels d’offres ne sera plus une corvée mais une simple formalité.
    Ce ne sera plus une activité chronophage et abrutissante.

    Chers Maîtres d’OuvrageLa dématérialisation serait systématisée pour toutes les phases 1, via UNE plateforme unique au design agréable, simple d’utilisation, compatible MAC et PC sur laquelle tous nos documents seraient stockés en ligne, et on n’aurait qu’à communiquer un n° d’identifiant unique ? (Allez, au pire, cocher les références qu’on veut mettre en avant). 

    L’annonce tiendrait au maximum sur 2 pages, avec toutes les infos utiles, sans aucune ambiguïté sur la formulation

    L’annonce idéale, on l’a déjà parfois croisée.
    C’est celle dont on comprend les enjeux d’une simple lecture en diagonal. Celle qu’on réécrirait intégralement si l’on voulait prendre en note les points essentiels et importants. Celle dont la clarté ne suscite aucune question d’interprétation ou de complément d’information.

    Chers Maîtres d'Ouvrage, cette annonce, est-ce la vôtre ?

     


    Télécharger « consultations darchitectes 1 charte 9 conseils »
    Télécharger « mini guide pour bien choisir l'architecte et son équipe »

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  • Mes excuses pour ce silence inhabituel... je ne vous oublie pas ! Mais voilà, entretenir un blog, ça prend du temps !

    J'ai une tartine d'idées d'articles ; encore faut-il les écrire. Pas simple tous les jours ; et je vous avoue que quand j'ai un peu de temps pour souffler, j'ai plus volontiers envie d'en profiter pour moi que pour me remettre à "travailler".

    En attendant de vous concocter un article plus poussé, voici un petit programme pour patienter :

    • 6 et 7 octobre prochains - Salon Activ'Assistante à Paris (si vous avez un peu de temps et envie de vous balader au Carrousel du Louvre en mangeant des petits fours et en sirotant du champagne...)
    • 12 octobre - Atelier numérique du CROAIF - "Outils de gestion d'agence"
    • 14 octobre - Atelier de l'organisation du CROAIF - "les nouvelles règles du salariat" (café et croissants pour affronter les changements de la loi travail)
    • 17 octobre - Apéro Assistant(e)s à Paris
    • 18 octobre - Cash Investigations sur les dérapages des marchés publics (SLn veille sur TéléZ pour vous ^^)


    À très vite !
    (et si l'envie d'écrire ici vous démange, surtout faites-moi signe !!!)

     

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  • PPA Architectures, agence toulousaine créée en 2011 suite à la fusion des agences Puig Pujol architectures et Ping Pong architectures, cherche son assistant administratif & technique (H/F) :

    #Description du poste

    PPA recrute un assistant administratif & technique (H/F) à ToulouseSecrétariat courant, accueil, standard, travaux administratifs, secrétariat technique (suivi de chantier), suivi comptable et RH avec le cabinet prestataire, dossiers administratifs appels d'offres et marchés publics

    CDD évolutif vers CDI - salaire selon profil 
    Poste à pourvoir mi-octobre

    #Qualités requises

    Maîtrise des outils bureautiques, parfaite maîtrise du français écrit, goût pour le travail en équipe, sens du contact et du service, intérêt pour la la mise en forme, le graphisme, l’architecture

    Pour postuler
    Envoyez votre CV + Motivation à a.lecomte@ppa-a.fr 


    PPA Architectures
    9 bis rue Jeanbernat - 31000 Toulouse
    www.ppa-a.fr

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